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Trier, catégoriser, et jeter à la poubelle… ou les trois actions principales qui composent le cleaning day. Avant tout changement de site ou réaménagement de l’espace de travail, cette « journée de nettoyage » fixée à l’avance permet de trier et d’organiser les dossiers quotidiens.
Pour ne plus rien entasser inutilement, les entreprises se mettent au Cleaning Day : ça permet non seulement de faire de la place dans vos bureaux, mais aussi dans les têtes de chacun !
De quoi s’agit-il exactement ? Comment procéder ? On vous dit tout !
Qu’est-ce que Cleaning Day ?
C’est une méthode de tri qui s’adapte aux besoins de votre entreprise.
Impliquez les membres de votre équipe dans une action collective simple et écologique pour organiser un Cleaning Day ! Trois étapes pour atteindre vos objectifs :
1. Triez l’espace.
2. Envoyez au recyclage.
3. Informez vos collaborateurs sur les gestes simples, écologiques et économiques au quotidien.
N’oubliez pas que cela peut être l’occasion de faire du team building ! Vos équipes se réuniront pour nettoyer, trier, classer et éliminer les déchets.
Pourquoi faire le Cleaning Day ?
Etagères surchargées, bureaux encombrés, piles de dossiers plus ou moins identifiables, répertoires et fichiers stockés dans des espaces partagés…
Dans de nombreuses organisations ou dans les collectivités, les système d’archivages sont mal pensés et les documents s’accumulent inutilement. Nous pouvons d’ailleurs tous observer au quotidien comment certaines personnes n’archivent qu’occasionnellement.
D’autres personnes conservent une petite quantité ou une grande quantité de leur documents, généralement motivées par le principe de précaution. La méthode du « je le garde au cas où » est un grand classique et un grand nombre de documents ou dossiers finissent par être conservés au-delà de toute période d’utilisation valable, et souvent sans limitation.
C’est pourquoi les papiers de toutes sortes sont stockés au bureau, et les fichiers sont sauvegardés à jamais sur les serveurs de l’entreprise ou dans des espaces collaboratifs.
Comment organiser un Cleaning Day ?
Organiser une journée de rangement (autrement appelée Cleaning Day) permet de faire de la place ! Le bureau est un espace où les choses s’entassent inutilement, créez donc une liste de ce qui doit être jeté et recyclé :
- Documents,
- Carnets de notes,
- Armoires de classement,
- Matériel informatique
- Mobilier de bureau qui a été utilisé mais pas utilisé, etc.
Notre conseil est de trouver ce dont vous pouvez vous débarrasser ! L’objectif est clairement énoncé : éliminer tout ce qui n’est plus utile et stocker tout ce qui est nécessaire à la conservation.
Pour y parvenir, la participation de chacun est indispensable. En détail, voici la procédure à suivre, en 5 étapes :
1. Il s’agit de communiquer en amont avec les équipes en les informant de leurs tâches lors de cette journée spéciale. Organisez plusieurs équipes, chacune dédiée à une tâche en particulier !
2. Faire un bilan rapide de la situation est une excellente méthode pour mesurer l’effort demandé à tous (surtout quand c’est la première fois) et pour s’assurer que chacun suit les procédures nécessaires en cas de besoin. Il ne s’agit pas de jeter n’importe quoi sans confirmer la nécessité ou l’exigence de préserver certains dossiers ou documents.
3. Des tableaux de gestion adaptés au service ou au groupe concerné permettront d’organiser les différentes phases de la vie d’un document. Ils établiront pour chaque type de dossier et de document les délais appropriés d’archivage et de classement, voire de destruction. C’est la raison pour laquelle les référentiels de gestion, les tableaux d’archivage et la compréhension des durées de conservation à respecter sont autant d’outils nécessaires à l’usage de tous.
4. Un Cleaning Day commence généralement par un briefing complet, organisé autour d’un petit-déjeuner entre amis qui permet à chacun de « commencer » la journée de la même façon. Tout le monde est habillé de vêtements pratiques (jeans ou baskets, etc.). Les répondeurs sont allumés, les comptes de messagerie sont disponibles et tout le monde est occupé à organiser ses informations.
5. Autre étape à préparer pour être pris au sérieux : les aspects logistiques qui doivent être disponibles toute la journée. Il est crucial d’avoir suffisamment de matériel pour opérer ce grand nettoyage (ex : des conteneurs sécurisés et fermés à clé pour les documents confidentiels des) !
2- Cleaning Day = team building ?
Une journée comme celle-ci peut être l’occasion de passer un moment agréable entre collègues, et de fédérer les équipes en répartissant judicieusement les rôles (tri ou manutention, réaménagement de l’espace en fonction du mètre carré récupéré, etc.).
Pourquoi ne pas prendre un verre entre amis lorsque le travail est terminé.
Dans les dernières heures de la journée, il n’est pas rare de trouver photos et messages postés sur l’intranet de l’entreprise ou sur une plateforme interne de médias sociaux vantant le travail d’équipe et les résultats obtenus (dans un style « avant et après »). Il est essentiel de ne pas oublier de dire merci à chacun pour son rôle tout au long de la journée.
