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Etes-vous prêts à dématérialiser dans votre entreprise ?

Janvier 2016

La dématérialisation est une pratique consistant à remplacer les supports d’information matériels par des fichiers informatiques, avec comme objectif ultime le « zéro papier » lorsque la substitution est totale. Elle peut prendre plusieurs formes, comme la numérisation des documents existants ou simplement une limitation des impressions jugées non nécessaires.

Particulièrement en essor aujourd’hui, la dématérialisation a fait ses débuts il y a une vingtaine d’année. Il s’agissait au départ de diminuer les délais de communication entre personnes grâce à l’usage d’internet et la mise en réseau de documents. La dématérialisation fait écho à la révolution numérique qui, grâce aux progrès technologiques, a permis de grandes avancées dans la mise en réseau planétaire et la facilitation d’accès aux données.

La dématérialisation comporte de nombreux atouts. En plus de réduire l’impact environnemental des entreprises grâce à une consommation réduite de papiers, elle facilite le partage des informations, permettant à plusieurs personnes de consulter le même document à distance. Ces derniers sont par ailleurs toujours disponibles et préservés d’une disparition malencontreuse, ce qui n’est pas forcément le cas avec les papiers. La mise en ligne des documents tels que les plannings ou compte rendus permet aussi une meilleure collaboration et un accès simultané à tous les acteurs d’un même projet. Les entreprises gagnent de l’espace car le local de stockage ou archivage n’est plus nécessaire et enfin la dématérialisation permet une réduction des coûts en termes de papiers, encre, imprimantes.

Un plan d’action au niveau national a même été mis en place sur cette thématique : le Plan France Numérique 2020. Il stipule que le papier devra être abandonné et l’intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées. Excepté la phase de démarrage qui demande un stade de numérisation des documents existant en papier, la gestion électronique présente donc bien des avantages.

Toutefois, le terme de dématérialisation peut présenter des ambigüités car les supports d’information électroniques ainsi que leur exploitation demandent une consommation de ressources matérielles telles que les matières premières servant à fabriquer les équipements électroniques et l’électricité qui permet de les faire fonctionner. Il y a donc des conséquences énergétiques dues à l’élaboration, l’utilisation et la gestion des déchets de ces équipements. Ainsi, bien que la dématérialisation soit plus écologique et responsable que l’utilisation du papier, elle n’est pas non plus exempte de conséquences environnementales.

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